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Unnötige Monitoring-Alarme entfernen
Prüfen Sie doppelte oder folgenlose Monitoring-Hinweise und kontrollieren Sie nach Änderungen den Empfang wichtiger Kundenfälle.
Entfernen Sie einen Monitoring-Alarm erst, wenn er regelmäßig keine eigene Handlung auslöst und wichtige neue Hinweise auch ohne ihn verlässlich ankommen. Prüfen Sie Auslöser, Empfänger und Ersatzweg. Weniger Nachrichten sind nur dann hilfreich, wenn kein Kundenfall verloren geht.
Alarmarten und Handlungen erfassen
Erfassen Sie für einen begrenzten Zeitraum je Alarmart Auslöser, Kanal, Empfänger und die darauffolgende Handlung. Prüfen Sie, ob mehrere Benachrichtigungen auf denselben Originalbeitrag verweisen – das betrifft doppelte Meldungen. Ob zwei öffentliche Beiträge selbst identisch sind, ist eine separate Frage.
Beobachtung / Nächste Prüfung
- Ein neuer Hinweis erreicht die zuständige Person
- Zustellung beibehalten und die Übernahme kontrollieren.
- Mehrere Kanäle melden denselben bereits erfassten Vorgang an dieselbe Person
- Einen führenden Kanal bestimmen und übrige Hinweise gegebenenfalls abschalten.
- Ein allgemeiner Hinweis löst keine unmittelbare Aufgabe aus
- Prüfen, ob eine regelmäßige Sichtung genügt.
- Ein Alarm wird mangels Zuständigkeit ignoriert
- Zuständigkeit klären, bevor die Meldung verändert wird.
Beurteilen Sie den möglichen Informationsverlust, nicht nur die Häufigkeit: Auch ein seltener Alarm kann eine wichtige Handlung auslösen.
Vorgehen zur Reduzierung von Alarmen
- Alarmarten und Handlungen erfassenAuslöser, Kanal, Empfänger und darauffolgende Handlung dokumentieren – doppelte Meldungen erkennen
- Richtige Einstellung findenBenachrichtigungen in Google Unternehmensprofilen und weiterer Monitoring-Software anpassen; Änderungen dokumentieren
- Empfang kontrollierenNeuen relevanten Beitrag am richtigen Profil prüfen; doppelte Hinweise vermeiden; früheren Empfang bei Unklarheit wiederherstellen
Die richtige Einstellung finden
In den Einstellungen von Google Unternehmensprofilen lassen sich Benachrichtigungen verwalten. Prüfen Sie bei weiterer Monitoring-Software deren Kanäle und Einstellungen; ein Werkzeug kann E-Mails und interne Aufgaben getrennt erzeugen. Dokumentieren Sie, welche Einstellung Sie für welche Profile und Empfänger ändern.
Den Empfang danach kontrollieren
Legen Sie vor einer Änderung fest, wie neue relevante Beiträge künftig gefunden werden: per führendem Alarm, per Sichtprüfung des Originalprofils oder beides. Kontrollieren Sie danach anhand eines tatsächlichen Vorgangs, ob er am richtigen Profil erkannt und zugewiesen wurde – eine künstliche Bewertung ist nicht nötig.
Prüfen Sie auch, ob weiterhin doppelte Hinweise zum selben Vorgang eintreffen und ob andere Profil- oder Kontohinweise betroffen sind. Bei unklarer Abdeckung stellen Sie den früheren Empfang wieder her oder belassen den Alarm, bis der Ersatzweg geklärt ist.
Halten Sie als Ergebnis fest: welcher Hinweis bleibt, wer ihn erhält, welche Handlung folgt und wo der Eingang kontrolliert wird.
