Beweismaterial ohne unnötige Weitergabe persönlicher Daten sichern

Sichern Sie den sichtbaren Originalbeitrag bei einer möglicherweise strittigen Bewertung. Interne Kundenunterlagen bleiben getrennt. Vor Weitergabe an eine Plattform oder Kanzlei wählen Sie nur die für die konkrete Frage erforderlichen Angaben aus.

Den öffentlichen Stand erhalten

Dokumentieren Sie Plattform, Profil, Fundort oder Referenz, vollständigen Wortlaut und Sichtungszeitpunkt. Ein Bildschirmbild kann das Profil des Beitrags zeigen. Kennzeichnen Sie die ursprüngliche Fassung und vermerken Sie spätere Änderungen als neuen Eintrag. Eine Zusammenfassung unterstützt die Fallbearbeitung, ersetzt aber nicht den gesicherten Wortlaut.

Ist ein Beitrag später nicht mehr auffindbar, dokumentieren Sie diesen Befund. Aus dem Verschwinden allein ergibt sich weder eine bestätigte Plattformentscheidung noch eine bestimmte Änderung durch die bewertende Person.

Interne Unterlagen gezielt prüfen

Legen Sie die Streitfrage fest: Welcher Termin, welches damalige Angebot oder welcher Standort ist relevant? Suchen Sie dann Unterlagen für denselben Zeitraum. Notieren Sie Quelle, geprüfte Fassung und Aussagegrenze. Ein heutiger Prozess beschreibt nicht zwingend den früheren Ablauf; ein fehlender Treffer kann eine Erfassungslücke offenlassen.

Eine knappe Arbeitsübersicht trennt vier Angaben:

Kundenname, Telefonnummer, Bestellnummer oder Angaben über Beschäftigte sind nur zulässig, soweit für die Prüfung erforderlich. Prüfen Sie Bildschirmbilder und Anhänge auf unbeabsichtigt sichtbare Daten Dritter. Beschränken Sie den Zugriff auf die zuständigen Personen.

Aufbewahren und Weitergeben getrennt entscheiden

Die DSGVO nennt unter anderem Zweckbindung, Datenminimierung, Speicherbegrenzung, Integrität und Vertraulichkeit. Sie gibt jedoch keine einheitliche Aufbewahrungsfrist für jede Bewertungsakte vor. Legen Sie für den konkreten Zweck Zugriffsberechtigte und Fristen für Löschung oder erneute Prüfung fest; berücksichtigen Sie dabei mögliche gesetzliche Aufbewahrungspflichten.

Welche Unterlagen für eine konkrete Plattformmeldung nötig sind, hängt vom Meldegrund und Formular ab.

Senden Sie nicht vorsorglich die gesamte Kundenakte. Bei einer rechtlichen Rückfrage kann ein relevanter Auszug genügen; eine Schwärzung darf den Sinn nicht verfälschen. Dokumentieren Sie, welche Fassung tatsächlich weitergegeben wurde.

DSGVO-Grundsätze im Kontext der Beweissicherung