Relevante Unterlagen für eine Anfrage sammeln

Für eine Medienanfrage sammeln Sie Unterlagen, die eine konkrete Frage zu Ort und Zeitraum klären können. Entscheidend sind Herkunft, Fassung und Aussagegrenze jedes Dokuments. Interne Sammlung und Weitergabe an die Redaktion sind getrennt zu entscheiden.

Von den Fragen ausgehen

Notieren Sie die einzelnen Fragen oder Behauptungen aus der Anfrage. Ordnen Sie ihnen mögliche Unterlagen zu: eine damals gültige Leistungsbeschreibung, eine datierte Mitteilung oder eine dokumentierte Entscheidung. Klären Sie bei der zuständigen Fachstelle, welche Fassung zum genannten Zeitpunkt galt.

Eine aktuelle Webseite kann für einen früheren Vorgang unpassend sein.

Nehmen Sie auch Material auf, das einer ersten Erklärung widerspricht. Die Sammlung prüft den Hergang, nicht nur eine bevorzugte Antwort. Fehlt ein Dokument, vermerken Sie die Lücke und wer sie klären kann.

Fassung und Aussagegrenze festhalten

Eine kurze Übersicht hält je Fund Bezeichnung, zuständige Stelle, Erstellungsdatum, Gültigkeitszeitraum, betroffenen Standort, Fundort der Originalfassung und die zugehörige Frage fest. Markieren Sie Entwürfe, ältere Fassungen und spätere Änderungen. Eine überarbeitete Vorlage darf nicht versehentlich als Beleg für ihren früheren Wortlaut dienen.

Kennzeichnen Sie getrennt, was intern geprüft und was zur Weitergabe vorgesehen ist. Ein Dokument kann eine Aussage intern stützen, ohne dass die ganze Datei versandt werden muss.

Manchmal genügt eine überprüfte Auskunft; für eine strittige Einzelangabe kann ein geeigneter Auszug hilfreich sein. Die zuständige Stelle sollte prüfen, ob der Auszug den Zusammenhang richtig wiedergibt.

Eine mögliche Weitergabe prüfen

Prüfen Sie jede vorgesehene Datei auf Angaben zu Kunden, Beschäftigten und anderen identifizierbaren Personen. Die EU-Kommission erläutert für personenbezogene Daten die DSGVO-Grundsätze der Zweckbindung, Datenminimierung sowie Integrität und Vertraulichkeit. Daraus folgt weder eine pauschale Freigabe noch ein pauschales Verbot für ein bestimmtes Dokument. Zweck, Inhalt und weitere Pflichten sind im Einzelfall zu prüfen.

Wenn Sie eine Datei oder einen Auszug weitergeben, prüfen Sie auch enthaltene Anhänge und sichtbare Metadaten. Holen Sie bei Vertraulichkeit, Rechten Dritter oder offenen fachlichen Fragen die passende interne Freigabe ein. Halten Sie fest, welche Fassung tatsächlich versandt wurde.

Die Sammlung ist für den Antwortentwurf nutzbar, wenn zu den Fragen passende Unterlagen benannt oder Lücken ausdrücklich vermerkt sind. Ob eine daraus abgeleitete Tatsachenaussage trägt, ist anschließend gesondert zu prüfen.