Software & Profile
Teil von Unternehmensprofile korrigieren
Änderungen an Profilen dokumentieren
Ein Änderungsprotokoll trennt bestätigte Standortdaten, Plattformstatus und die Kontrolle des öffentlichen Profils.
Ein Änderungsprotokoll hält fest, welche Angabe für welchen Standort gelten soll, wer sie bestätigt hat und was später öffentlich sichtbar war. Trennen Sie den internen Auftrag vom Plattformstatus. „Gespeichert“ belegt noch nicht, dass Kundinnen und Kunden die neue Angabe sehen.
Für jede Änderung einen Vorgang anlegen
Erfassen Sie Plattform, Profilreferenz, Standortkennzeichen, betroffenes Feld, alten und neuen Wert, Gültigkeitsdatum, Anlass und zuständige Person. Bei Öffnungszeiten gehört dazu, ob Sie den regulären Wochenplan oder einen Ausnahmetag ändern wollen.
Notieren Sie, wer die neue Angabe bestätigt hat und wann. Speichern Sie keine für die Aufgabe unnötigen personenbezogenen Kundendaten. Betrifft eine Korrektur mehrere Plattformen, halten Sie deren Bearbeitungsstände getrennt fest.
Interne Stufe und Plattformstatus trennen
Ein einfacher interner Ablauf kann so aussehen:
- Zu prüfen:Die Abweichung ist entdeckt, der gültige Wert noch nicht bestätigt.
- Freigegeben:Der zuständige Betrieb hat den Wert bestätigt.
- Eingereicht:Die Änderung wurde im konkreten Profil gespeichert oder vorgeschlagen.
- Öffentlich kontrolliert:Der sichtbare Wert wurde mit Datum festgehalten.
- Abgeschlossen oder offen:Der richtige Wert ist sichtbar, oder die Abweichung braucht weitere Klärung.
Die Stufen in der Liste bilden Ihr internes Schema. Erfassen Sie den auf der Plattform angezeigten Status zusätzlich und getrennt davon.
Dokumentieren Sie die Prüfung des öffentlichen Eintrags separat vom Bearbeitungsstatus.
Belege verständlich halten
Für die Nachvollziehbarkeit genügen oft Profilreferenz, beobachteter Wert, Zeitpunkt und eine kurze Ergebnisnotiz. Falls ein Bildschirmbild nötig ist, zeigen Sie den relevanten Ausschnitt und halten Sie den Aufnahmezeitpunkt fest. Kennzeichnen Sie, ob das Bild die Bearbeitungsansicht oder den öffentlichen Eintrag zeigt.
Ordnen Sie Vorgänge nach Standortkennzeichen und Profilreferenz. Vermerken Sie bei einer erneuten Korrektur, auf welchen früheren Vorgang sie sich bezieht. So bleiben wiederkehrende Abweichungen und offene Fälle auffindbar, ohne eine eingereichte Änderung vorschnell als abgeschlossen zu werten.
Dokumentationspflichten nach Google Business Help
- Notwendige Informationen pro Vorgang
- Profilreferenz, beobachteter Wert, Zeitpunkt, Ergebnisnotiz
- Bildschirmbilder nur bei Bedarf
- Relevanter Ausschnitt, Aufnahmezeitpunkt, Art des Bildes (Bearbeitungsansicht / öffentlicher Eintrag)
- Vorgänge nach Standortkennzeichen ordnen
- Für Nachvollziehbarkeit und Wiederfindbarkeit
